Lưu ý khi viết thư tiếng anh

25 Feb

Lưu ý khi viết văn thư giao dịch (formal type) bằng tiếng Anh

Khi viết văn thư giao dịch bằng tiếng Anh: thư tín thương mại (business letter): thư xin việc (application letter), thư mời (inviting letter), đơn hàng (Purchase Order), thư khiếu nại (letter of complaint), thư trả lời khiếu nại (letter of answer) …. ta cần chú ý và tuân thủ một số quy tắc sau:

1. Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen

2. Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, …

3. Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …

4. Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu

5. Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.

6. Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).

7. Tránh lỗi đặt câu rườm rà: Xảy ra tình trạng trong 1 câu không biết danh từ nào làm chủ cho động từ nào, hoặc không biết động từ nào thể hiện hành động của chủ từ nào, và không biết hành động đó tác động đến đối tượng nào.

8. Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả

9. Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.

10. Cuối thư:
– Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
– Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”
– Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”

Chú ý dấu phẩy cuối các từ / nhóm từ trên.

Cuối cùng, ký, phải ghi đầy đủ tên và họ.

Dưới đây là một vài lời khuyên được đưa ra như một thông lệ khi viết một bức thư bằng tiếng Anh:

1. Địa chỉ:
+ Địa chỉ của bạn: Nên viết ở góc phải trên của bức thư.
+ Địa chỉ người nhận: Nên viết bên trái và thấp hơn địa chỉ của bạn.

Include address of the person you are writing to at the top of the letter, below your company address.

After the address, double space and include date
2. Ngày: Tùy theo từng người, ngày viết thư có thể đặt bên trái hoặc bên phải – dưới địa chỉ người nhận. Nên viết tháng ở dạng đầy đủ (ví dụ: January).

3. Mở đầu hoặc lời chào:

Double space (or as much as you need to put the body of the letter in the center) and include the salutation. Include Mr. for men or Ms for women, unless the recipient has a title such as Dr.
+ Dear Sir or Madam, – Nếu bạn không biết tên của người nhận. Lời khuyên là bạn nên có gắng hỏi xem tên người nhận là ai.
+ Dear Mr. ABC, – Nếu bạn biết tên người nhận, nên dùng kèm theo từ danh xưng (Mr, Mrs, Miss hoặc Ms hay Dr, v.v…) và chỉ dùng họ thôi. Nếu bạn viết thư cho người phụ nữ mà bạn không biết tình trạng hôn nhân, bạn nên dùng Ms thay vì Mrs hay Miss.

State a reference reason for your letter (i.e. ‘With reference to our telephone conversation…’

Give the reason for writing (i.e. ‘I am writing to you to confirm our order…’)

Make any request you may have (i.e. ‘I would be grateful if you could include a brochure…’

4. Kết thúc bức thư:

If there is to be further contact, refer to this contact (i.e. ‘I look forward to meeting you at…’)
Close the letter with a thank you (i.e. ‘Thank you for your prompt help…’)
Finish the letter with a salutation (i.e. ‘Yours sincerely,’)
+ Yours Faithfully: Nếu bạn không biết tên người nhận thư, bạn dùng cách này để kết thúc thư.
+ Yours Sincerely: Dùng khi bạn biết tên người nhận thư.
+ Chữ ký: Ký tên của bạn và ghi tên đầy đủ dưới chữ ký. Nếu bạn đoán rằng người nhận không biết được bạn là nam hay nữ, bạn nên đặt danh xưng trong ngoặc sau tên bạn.

Include 4 spaces and type your full name and title
sign the letter between the salutation and the typed name and title
Các từ viết tắt dưới đây được sử dụng rộng rãi trong thư:
· asap = as soon as possible
· cc = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
· enc. = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
· pp = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
· ps = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
· pto (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
· RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

About these ads

Show Your Feeling =>Leave a Rely ;)

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: